Plantillas de asociaciones de propietarios y condominios

Fecha de publicación : Mar-03-2020

Escrito por : Phillip Livingston

"¿Lo estoy haciendo bien?" Los miembros de las juntas directivas de las HOA y de los condominios son responsables de distribuir los documentos clave a los miembros de su comunidad, pero a muchos de ellos no se les ha enseñado a crear un presupuesto o un formulario de votación por delegación.

Elaborar documentos importantes desde cero puede ser desconcertante, por no hablar de que lleva mucho tiempo, por lo que hemos diseñado y publicado una completa colección de plantillas que los miembros de las juntas directivas de las asociaciones y condominios pueden descargar y utilizar inmediatamente.

Estas plantillas ayudan a guiar a los miembros ocupados que quieren asegurarse de que los documentos y formularios que utilizan para las votaciones, las actas de las reuniones y el presupuesto, se ajustan a los requisitos de las normas y leyes de su HOA o condominio.

Los miembros pueden hacer adiciones o recortar los elementos que no les corresponden. Aumente la productividad y gestione eficazmente su asociación con nuestras plantillas descargables.

 

Plantilla descargable:

Comunicación

Registro de datos

Presupuesto

Estatutos y normas

Condo Control Central tiene plantillas que pueden ayudar a los miembros de la junta directiva a mejorar la comunicación, mantener registros detallados, elaborar presupuestos sólidos y crear y hacer cumplir los estatutos y las normas.

Además de las plantillas, Condo Control Central también ha escrito artículos detallados que ofrecen más información sobre cada formulario, documento o publicación periódica.

 

Aprenda a diseñar boletines que los residentes lean

Los boletines informativos son un medio excelente para comunicar mensajes importantes y compartir noticias interesantes con la comunidad. Sin embargo, muchas asociaciones de propietarios y condominios han descubierto que los residentes no los leen.

No deje que tanto trabajo se pierda. Nuestra plantilla para boletines informativos ofrece consejos rápidos y útiles sobre cómo elaborar un boletín que los residentes querrán leer. Descubra cómo utilizar colores, fuentes, bordes y textos que atraigan la atención de sus lectores.

La plantilla del boletín puede utilizarse para boletines impresos, o guardarse como PDF y distribuirse por correo electrónico. Sea ecológico y ahorre dinero en costes de impresión.

 

Llevar el control de las actas de las reuniones de la junta directiva y de las tareas

Los miembros de la junta directiva tienen la obligación de mantener buenas notas y registros. Los registros exhaustivos no sólo aumentan la capacidad de la asociación para completar las tareas y los objetivos, sino que los residentes tienen derecho a ver las actas de las reuniones.

Las plantillas de Agenda y Actas de Reuniones de Condo Control Central pueden utilizarse para mantener a los miembros de la junta directiva y a los propietarios informados y al día. Comparta el orden del día de la próxima reunión con los propietarios y para que sepan cuándo se celebra el foro abierto. Facilite el seguimiento de las actas de las reuniones preparando un esquema detallado con antelación. La plantilla también puede dar a los miembros del condominio y de la HOA ideas sobre lo que debería incluirse en su próxima reunión.

Si su junta directiva ha tenido alguna vez problemas para alcanzar el quórum, las plantillas de los formularios de votación y de delegación de voto de Condo Control Central pueden utilizarse como parte de una solución rentable. El voto por delegación puede ayudar a garantizar el quórum al permitir que los propietarios autoricen a otra persona a votar en su nombre. Entregar el formulario de voto por delegación a los propietarios antes de una reunión importante es una forma sencilla de aumentar la participación de los votantes y la productividad de la reunión.

El modelo de papeleta es sencillo y personalizable, lo que elimina la confusión de la votación. Los residentes deberían poder emitir su voto con confianza. Cuando el proceso de votación se simplifica, es probable que la participación se amplíe.

 

Crear con confianza un presupuesto anual

Elaborar un presupuesto puede ser un reto, pero es un deber fundamental de cualquier junta directiva de un condominio o de una asociación de propietarios. El presupuesto de la asociación tiene por objeto garantizar que esté preparada financieramente para el año siguiente. Un presupuesto financiero pobre o incompleto puede conducir a problemas significativos, incluyendo la incapacidad de mantener o arreglar los ascensores, las áreas comunes, las paredes, los techos, etc. Sin embargo, cuando se hace correctamente, un presupuesto financiero sólido puede preparar a toda la comunidad para el éxito. Las plantillas de presupuesto de Condo Control Central ofrecen a los miembros de la junta directiva una idea clara de lo que debe incluirse en un presupuesto anual, y cómo un estudio del fondo de reserva puede ayudar a los miembros de la junta a tomar decisiones más inteligentes.

Los miembros de la junta directiva pueden tomar medidas proactivas antes de una auditoría o revisión financiera utilizando nuestra lista de comprobación de auditorías para ver si han pasado por alto algún elemento clave que se evaluará durante una auditoría.

Si ninguno de los miembros de su junta directiva está familiarizado con la creación de presupuestos para condominios o HOA, estos recursos pueden resultar muy útiles para gestionar esta tarea crucial.

 

Diseñar y hacer cumplir los estatutos y las normas

Todos los miembros de la comunidad de propietarios de su HOA o asociación de condominios deben estar familiarizados con sus estatutos y normas. Sin ellos, los residentes no tienen forma de saber qué está permitido y qué no.

Si las políticas no están a disposición de los propietarios, o si hay que modificar algunas de las normas o estatutos, puede ser necesario elaborar nuevos documentos. Los miembros de la junta directiva pueden utilizar la plantilla de normas y reglamentos, o la plantilla de estatutos, como guía para ayudarles a crear o modificar las políticas que mejor sirvan a su comunidad. A continuación, los documentos pueden cargarse en el sitio web de la asociación o en el sistema de gestión de software, si procede. De este modo, todos los miembros saben exactamente dónde encontrar sus estatutos y normas si los necesitan. Cuanto más informados estén los residentes sobre las normas, menos probable será que las incumplan.

Cuando los residentes no siguen las normas, es responsabilidad de la junta directiva tomar medidas e intentar evitar que esas normas se vuelvan a incumplir. Las infracciones suelen producirse por negligencia o descuido, y a veces basta con una conversación informal con un residente para corregir un comportamiento perjudicial o perturbador. Sin embargo, si un residente sigue desobedeciendo las normas o los estatutos, debe emitirse una carta de infracción.

Muchos miembros de la junta directiva dudan a la hora de escribir y entregar cartas de infracción porque no quieren añadir un conflicto adicional a una situación ya tensa. Nuestro modelo de carta de infracción puede ayudar a aliviar parte de esa incertidumbre. Consúltela cada vez que tenga que enviar una carta de infracción. Todo el proceso se vuelve menos estresante porque los miembros de la junta directiva entienden qué decir y cómo decirlo. Cumplen con su deber fiduciario de manera responsable y preservan la integridad de la junta.

 

Una mejor gestión conduce a comunidades más felices

La función principal de cualquier junta directiva de una comunidad de propietarios o de un condominio es representar los intereses colectivos e individuales de los propietarios y residentes, y garantizar que la comunidad esté en su mejor momento. Los miembros de la junta se enfrentan a muchos retos y se les pide que dediquen su tiempo y energía a resolverlos. El papel puede ser difícil, pero también puede ser muy gratificante, ya que ofrece la oportunidad de contribuir a la comunidad y mejorar la propiedad.

Los miembros de la Junta Directiva tienen mucho que hacer. Quieren ayudar a crear una comunidad conectada y comprometida, pero sólo tienen un número limitado de horas al día. Nuestro objetivo es hacerles la vida un poco más fácil dotándoles de herramientas e información que les permitan gestionar y agilizar sus tareas y responsabilidades.