Guia para elegir el software de condominio adecuado

Fecha de publicación: Oct-08-2021

Escrito por: daniela@condocontrolcentral.com

Por el bienestar de la comunidad, elegir un software de gestión adecuado es una decisión importante; ya que se trata de una oportunidad para avanzar y mejorar la calidad de vida de las personas. Por eso, es necesario conocer sobre el mismo y saber cómo adquirir el mejor.

El primer paso a tener en cuenta

Elegir un adecuado y excelente software para administrar y gestionar las actividades del condominio, implica comprender previamente por qué es necesario tenerlo; se han de conocer los problemas que atraviesa la comunidad y las carencias presentes de manera constante.

Esto ayuda a determinar qué problemas existen en la misma, qué se necesita para eliminarlos y cómo el software podría ser la solución.

Uno de los aspectos en el cual suele fallar casi todas las comunidades es en la administración y la comunicación. Esto genera gran parte de los problemas que se originan y/o se encuentran en el condominio, por lo que, no hay que desestimar la administración del sitio, pues de ella dependerá el desarrollo de un entorno saludable y el alcance del bienestar colectivo.

Se debe recordar que la labor de la administración ejerce varias funciones; entre ellas están las de mantenimiento y las de tipo jurídico, así que es obligatorio tener una gestión de condominio que se enfoque en realizar esas tareas; esto para poder mantener la tranquilidad de la comunidad, el orden y la seguridad del sitio mediante una gestión correcta. Pero, como se había dicho antes, el hacer una labor eficaz dependerá en parte del conocimiento sobre las debilidades percibidas.

Problemas comunes en una mala administración

Algunos de los puntos a tomar en cuenta y en los que se suelen tener fallos, es la comunicación; específicamente, haciendo referencia a aquella que permite mantener la seguridad en la comunidad. Es decir, el no poder establecer contacto fácilmente con la portería del condominio interrumpe un cómodo y seguro proceso de convivencia, debilitándose el control sobre la circulación de personas en dicho sitio, lo que afecta la tranquilidad de los residentes.

Por ende, se requiere de un gestor que ayude a mantener una buena comunicación entre ambas partes; así como generar mayor confianza y quietud al existir control sobre la movilización de personas y vehículos en el condominio.

Luego, está uno de los temas que suele generar conflictos en estos sitios: los espacios comunes. Porque la inexistencia de reglas sobre el uso de las áreas y otras normas de convivencia, o la desinformación sobre las mismas, puede ser muy grave. Es necesario que esto se logre establecer de forma organizada y justa, dándose a conocer en el condominio sobre cuál será el manejo de los espacios comunes, de tal manera que las personas puedan disfrutar de los mismos con respeto y tranquilidad. Para ello, se ha de difundir la información sobre la nueva estrategia o herramienta que ayudará a llevar una gestión más organizada.

Finalmente, un aspecto que debe ser tratado cuanto antes es la toma de decisiones. Pues la falta de organización ayuda a debilitar la misma, especialmente con la poca participación y la ausencia de un liderazgo fuerte.

Las reuniones son estrategias que suelen emplearse para ese fin. No obstante, una vez más se pueden encontrar debilidades en ese tipo de actividades como la escasa participación, los desajustes de tiempo, entre otros; por lo que, para evitar que haya personas que queden excluidas y se evite la persistencia de dicho problema hay que buscar alternativas viables.

¿Cómo se pueden solventar estos problemas con el software?

El software de condominio es la respuesta ante tantas inquietudes existentes en una comunidad. Con su interfaz con diseños sencillos y de uso intuitivo pueden ser utilizadas sin problemas por cualquier potencial administrador.

La gestión del condominio mediante este software puede paliar paulatinamente las fallas de comunicación entre ambas partes. Los malentendidos entre la portería y los residentes se reducirán considerablemente para obtener una convivencia más segura y agradable.

Mediante el mismo se podrá no solo mantener una buena comunicación entre los residentes, los administrativos, y otros empleados que se encuentren en la comunidad; sino controlar las cámaras de seguridad, lo cual, ayudará a poder supervisar el área con mayor facilidad ya sea desde el ordenador o el teléfono celular.

Los problemas de toma de decisiones también serán menos frecuentes con este tipo de software, debido a que se tendrá a la mano herramientas prácticas para poder organizarse y establecer nuevas estrategias, ideas, reglas o lo que se necesite; todas las personas involucradas e interesadas en el proceso podrán ser partícipes del mismo gracias a las herramientas que facilitan la ejecución de procesos electivos virtuales ajustados a la necesidad del condominio.

Siendo así cómo esta aplicación para gestión de condominios ayudará a mejorar la organización de la comunidad y mantener la seguridad en el sitio para la tranquilidad de todos los residentes.

También podrán emitir notificaciones para informar sobre ciertos eventos o sucesos relevantes, además, de tener un mayor control sobre el uso de los espacios comunes, de tal manera que todos puedan tener un acceso justo a los mismos. También se podrán llevar reportes sobre entrada y salidas de personas y vehículos, que es otro punto importante que ofrece este tipo de software.

Beneficios que debe ofrecer un buen software de gestión 

Side view of young man working

Como se ha podido apreciar, una aplicación de gestión es realmente útil porque ofrece una serie de herramientas que ayudan a organizar a la comunidad; pues la finalidad de la misma es garantizar mayor bienestar a los habitantes al contar con un apoyo práctico para tener el control y equidad en el sitio.

Por eso, se puede decir que un software para administración de condominios ofrece una serie de beneficios, como los siguientes:

  • Administración adecuada: 

Si hay algo indiscutible es que todo procede de una buena o mala administración. Por supuesto, en un condominio lo que se quiere conseguir es mejorar la calidad de vida de los habitantes; es por ello que el software de gestión es de gran valor al favorecer las actividades de tipo administrativo.

No habrá que tener montones de papeles y carpetas organizadas con la información referente a la comunidad; pues, la aplicación facilita el empleo de sistemas destinados a este fin para evitar la acumulación de documentos físicos que terminan perdiéndose o deteriorándose.

Por lo que, dicha herramienta significará hacer los procesos administrativos más rápidos, con un resultado más pulcro y organizado que facilite la búsqueda de datos en cualquier momento. Además, esa practicidad ayuda a poder cumplir en poco tiempo con esas tareas para invertir el resto en otras actividades.

  • Control en la gestión:

Aunque, es contradictorio, un administrador del condominio suele tener poco control sobre las gestiones de dicho sitio. Esto suele suceder por la ejecución de una labor deficiente que muchas veces deriva de la falta de recursos y personal apto para cumplir sus deberes.

El software de gestión de condominio es el fin de los problemas de control, porque ayuda a manejar con mayor facilidad datos e información de relevancia en pocos minutos; todo mediante el uso de herramientas confiables que otorgan seguridad. Lo cual, a su vez genera confianza en los residentes al momento de estar en su hogar y movilizarse en el condominio; por lo que, el administrador con el software podrá supervisar con mayor practicidad la evolución de las labores comunales sin problemas.

  • Comunicación optimizada:

La comunicación es clave en toda relación y proceso, por eso, conseguir su mejoría es la solución al conflicto. El software para administración favorece la convivencia en ese sentido pues el contacto entre las partes se verá notoriamente beneficiado con una herramienta de este tipo.

¿Qué se debe tener en cuenta al adquirirlo?

Ahora que se ha conocido aspectos relevantes a tener en cuenta sobre este software, es recomendable considerar ciertos detalles al optar por su uso, pues esto facilitará el provecho de todas sus potencialidades para que la comunidad alcance una mayor calidad de vida.

  1. Un equipo con interés por avanzar

Lo primero es establecer un equipo de trabajo sólido y con interés en la labor en pro del condominio; ya que, aunque el software es de gran ayuda, se requiere de personas que estén motivadas a avanzar y emplear nuevas herramientas tecnológicas.

No hay que preocuparse porque tengan o no conocimiento sobre este tipo de herramientas, bastará con que se informen un poco al respecto y compartan la información obtenida entre el equipo; un buen software se trata de un elemento intuitivo que resulta fácil de manejar incluso para personas inexpertas. 

  • ¿Qué se quiere lograr?

Otro punto a tener en cuenta, o interrogante que debe surgir al pensar en adquirir uno es: ¿Por qué se necesita? Esto ayudará a jerarquizar los problemas detectados en la comunidad y así definir qué requiere mayor atención para lograr establecer con mayor facilidad cómo usar el software de gestión para reducir dicha problemática o solventarla; por lo que, el gestor o administrador con el equipo de trabajo debe investigar sobre dicha temática para poder emplear la herramienta de la mejor forma posible.

Por supuesto, si no hay un problema de gravedad o hay una situación en condiciones precarias, el software sigue siendo útil, ya que, si bien es cierto que ayuda a lidiar con los problemas, también puede optimizar otras tareas. 

  • Funciones que se adapten al caso

No existe un único software para condominios, en el mercado se pueden encontrar diversas opciones; cuál elegir dependerá de las particularidades de la comunidad. Justamente es uno de los puntos a tener en cuenta al adquirirlo.

Es necesario informarse bien sobre qué ofrece determinado software de condominio; esto con dos finalidades:

  • Hacer comparativas entre las opciones
  • Asegurarse de que cubre lo que se necesita.

Al conocer sobre varias opciones será necesario verificar lo que ofrece cada uno y qué debilidades tiene, así se podrá establecer qué alternativa puede ser mejor y usarla para comprobar que es justo lo que se necesitaba.

  • Presupuesto para su adquisición

En la industria se pueden encontrar softwares de condominios gratuitos y pagos. Por lo general, las personas que buscan este tipo de herramientas optan por la segunda opción, especialmente, cuando se trata de la cobertura de gestiones de gran relevancia como las comunitarias.

Esto se debe a que los softwares de gestión privativos suelen ofrecer opciones adicionales que no se encuentran en la gratuita; por ende, para garantizar el empleo de una herramienta de calidad que ofrezca beneficios al condominio, puede ser preferible inclinarse por la alternativa paga.

En este caso, es necesario que se establezcan ciertos puntos sobre el mismo como la inversión que se requiere para su adquisición. Lo ideal es buscar una opción que permita obtener una buena comparativa calidad – precio. 

¿Qué define un buen software de gestión de condominios?

Ya que se conoce cómo determinar si se requiere de un software de gestión y qué puede hacer al respecto; así, como identificar los beneficios y puntos a tener en cuenta al momento de querer adquirir uno en pro del condominio, es hora de elegir uno.

La principal duda suele estar relacionada con las características o herramientas debe ofrecer un software de condominio de calidad; pues, es de gran importancia tener cierta orientación para no adquirir uno de su tipo que sea deficiente.

Cuando se indaga sobre un software de gestión para adoptarlo al ambiente del condominio se debe saber que su uso será posible desde el teléfono celular y el ordenador; lo cual permitirá que tanto los habitantes como el administrador puedan entrar al mismo sin problemas; de esa manera, todos podrán manejar la misma información y no habrá exclusiones ni malentendidos. Además, la toma de decisiones podrá ser favorecida al realizarse los procesos de votación y semejantes mediante el software.

La seguridad es de vital importancia porque permite mantener la tranquilidad y armonía en la comunidad, por eso, este tipo de aplicaciones facilitan el alcance de esa meta al ayudar a monitorear los sucesos del día a día en el sitio.

Adicionalmente, la emisión de notificaciones es de gran utilidad para diversas tareas, ya sea emitir una alerta en caso de una situación de riesgo imprevista o algún evento a realizar. Todo esto podrá ser almacenado y conservado para su consulta en el futuro y llevar un registro claro para todos los participantes.