Administración de Condominios: Una guía completa

Fecha de publicación: Sep-01-2021

Escrito por: daniela@condocontrolcentral.com

Desarrollar software para diferentes aplicaciones se ha convertido en algo rutinario hoy en día. Esto se debe a que muchos procesos pueden ser automatizados por medio de estas herramientas digitales, haciendo que sea mucho más sencillo completar ciertas tareas; lo que supone a su vez una reducción de costos, un mejor manejo de recursos e incluso del tiempo.

A raíz de esto, podemos notar que las aplicaciones de software incluyen cada vez más una mayor cantidad de utilidades que se adaptan a diversos usos; tal como sucede en el caso específico de la gestión de condominios, donde las utilidades pueden ser realmente diversas.

Ahora con la utilización de un software de administración de condominios, el personal puede trabajar con mayor facilidad, realizando procedimientos de manera automática, sin necesidad de invertir demasiado tiempo y dinero en problemas que pueden resolverse con facilidad al usar estos programas.

No obstante, si aún no se conoce lo suficiente al respecto y se desea incluir un software de este tipo, para obtener resultados más eficientes y rápidos, aquí se encuentra una guía completa para disfrutar de todos los beneficios de un software de administración de condominios, así como también las ventajas, utilidades y el alcance de estas herramientas.

¿Qué es la administración de condominios?

La administración de condominios incluye todas aquellas tareas y labores que deben ser desempeñadas por el administrador profesional, que se encarga de realizar las gestiones necesarias sobre el condominio; tal como la distribución de espacios públicos, la creación de documentos, el manejo de los gastos e incluso las gestiones de aviso y entrega del recibo de condominio.

Cabe destacar que, para poder realizar labores que pueden parecer simples como crear documentos y hacer anuncios provenientes del condominio, el administrador debe realizar una serie de tareas previas que permitan mantener un control específico sobre la información y los datos obtenidos; que, posteriormente, se reflejan en este tipo de archivos.

Por lo general, el administrador de condominios es una persona ajena al domicilio o al conjunto residencial, lo que implica que parte de sus labores incluyen también reconocer y administrar los espacios y recursos disponibles, realizando distribuciones justas con condiciones que apliquen para todos los propietarios; ofreciendo además beneficios y opciones de uso sobre las áreas disponibles.

Esto quiere decir que, además de las funciones financieras que suelen adjudicarse al trabajo del administrador de condominios, también se incluyen una serie de tareas de orden operativo, jurídico, de mantenimiento e incluso de conservación de inmueble, a través de lo que se conoce como cultura condominal, con lo que se busca generar conciencia entre los residentes para hacer uso de los espacios de manera debida, convivir bajo las normas establecidas y disfrutar de las ventajas del conjunto.

Tal como podemos observar, las responsabilidades que recaen sobre el administrador de condominio son muy diversas y requieren de la realización de un trabajo cuidadoso, ordenado y efectivo para gestionar los recursos de manera equitativa.

Por esta razón, la creación de software de gestión para administración de condominios se hace cada vez más urgente, necesitando precisamente de la inclusión de herramientas que optimicen los procedimientos y permitan lograr los objetivos con mayor facilidad. Por ello, en conocimiento de estas necesidades, estos softwares incluyen aplicaciones para realizar todo tipo de actividades, tales como:

  1. Gestionar y manejar información del condominio y de los propietarios.
  2. Registrar bases de datos.
  3. Analizar datos y estadísticas.
  4. Emitir comunicados, anuncios y noticias a los propietarios e inquilinos.
  5. Generar un sistema de comunicación interna.
  6. Emitir notificaciones y avisos importantes con inmediatez.
  7. Gestionar documentos.
  8. Posibilidad de administrar varios condominios desde un mismo software.

¿Por qué es importante un software de administración de empresas?

Ahora que conocemos algunas de las utilidades con las que cuentan estas plataformas de gestión para condominios, podemos profundizar un poco más en la importancia de este tipo de programas en la labor del administrador; así como también en los beneficios que pueden obtener los propietarios y copropietarios al contar con personal capacitado para utilizar al máximo las herramientas disponibles en dichos programas.

En este sentido, la importancia de este sistema, radica en lo que se puede hacer con un Software de Administración de Condominios, ya que, incluye funciones que, tal como lo hemos mencionado con anterioridad, permiten administrar más de un condominio a la vez; lo que es fundamental para aquellos administradores que tienen a su cargo varios domicilios y requieren de soluciones factibles para optimizar todo tipo de procesos y hacer que su trabajo sea mucho más llevadero.

Para evaluar la importancia de estos programas de gestión, conviene considerar algunas de las funciones más útiles; de modo que se pueda conocer cuáles son los procesos que se pueden llevar a cabo con las herramientas disponibles. Dentro de los usos podemos encontrar las siguientes funciones:

  • Consultar: El software permite que tanto el administrador como los propietarios y copropietarios puedan consultar toda la información relacionada con el condominio, ya sean pagos, anuncios, balances, informes, entre otros.
  • Transparencia en los movimientos: Una de las funciones más útiles para los miembros de la comunidad, es poder estar al tanto de los procesos realizados por el administrador; en especial cuando este es una persona ajena al condominio y se requiere realizar consultas de los movimientos realizados. Además, con el software, el administrador no podría realizar transacciones sospechosas o ilícitas que puedan afectar a los residentes, por lo tanto, se considera que es un sistema transparente y seguro.
  • Tomar decisiones: Algunas decisiones del condominio, requieren de la participación de toda la comunidad para poder determinar cuál es la opción más adecuada. Tradicionalmente, estas decisiones se toman en reuniones o juntas que suelen ofrecer resultados poco satisfactorios. Para evitar estos procesos, el software de Administración de Condominios, ofrece opciones de encuestas y votaciones donde todos los involucrados pueden manifestar sus opiniones, haciendo que sea mucho más sencillo organizarse y ponerse de acuerdo por el beneficio de todos.
  • Reservar: La administración de áreas comunes es una de las tareas más complejas que se adjudican al administrador, dado que el mismo debe llevar un perfecto orden y registro de las reservaciones realizadas y la disponibilidad cuando se solicite el espacio. Sin embargo, con estos programas de gestión, esta tarea es mucho más sencilla, ya que establece un registro accesible y fácil de manejar para aceptar o rechazar solicitudes.
  • Gestionar a través de la app: No es sencillo manejar todas estas transacciones sin una plataforma que facilite al acceso a la información, bases de datos y opiniones de los propietarios e inquilinos para tomar decisiones y dar inicio a algunas actividades. Por este motivo, el software de administración de condominios incluye una aplicación para enviar notificaciones personalizadas, emitir anuncios y avisos a los propietarios sobre el estado de estos procesos, logrando de esta manera una comunicación mucho más efectiva que disminuya de manera notable algunos posibles conflictos que puedan surgir en torno a las labores realizadas por el administrador.

Además de estas funciones, puede realizarse la integración de herramientas específicas que el operador considere necesarias para poder hacer su trabajo con mayor facilidad, siempre y cuando los propietarios estén al tanto de las operaciones realizadas y si esto supone algún beneficio directo para el inmueble, ya que, el objetivo de este tipo de sistemas, es generar un programa colaborativo donde ambas partes puedan beneficiarse de la automatización de las tareas, la gestión de recursos y el ahorro de tiempo.

Beneficios de la automatización de Administración de Condominios

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Conocer las posibles funciones disponibles, nos permite determinar los beneficios más importantes del software para gestionar condominios. A su vez, al estudiar estos beneficios, resulta más sencillo evaluar si realmente necesitamos implementar este tipo de sistemas para mejorar la relación entre el administrador y los propietarios e inquilinos, pero, además, podemos enterarnos de todas las ventajas que ofrece. 

Dentro de los beneficios de la automatización de Administración de Condominios podemos encontrar los siguientes:

  1. Disminuir el uso de papel: Durante años el uso de papel para las labores administrativas en general, ha sido un problema, dado que esta gestión suele requerir múltiples trámites que solían necesitar papel para hacer llegar las noticias a los propietarios y copropietarios; tal como sucede en el caso de aquellos condominios que aún emiten sus anuncios y recibos con soporte físico. No obstante, con la implementación de este sistema de notificaciones y de información centralizada para que todas las partes puedan acceder a las noticias de interés, se reduce de manera notable el uso del papel, haciendo que, además, el proceso sea mucho más práctico, fácil e inmediato.
  2. Respaldo de documentos: Ya quedó claro que el software de condominios es capaz de disminuir el uso del papel, sin embargo, es posible que muchos residentes puedan sentirse preocupados por el respaldo de los archivos y las posibilidades de volver a acceder a esta información con el paso del tiempo. Por ello, es importante aclarar que todos los documentos y archivos generados por el condominio son respaldados en la nube y el usuario puede acceder a ellos en el momento en que lo desee, por lo que no hay de qué preocuparse. De este modo, se garantiza la confianza en el software de gestión y las estrategias que plantea.
  3. Mejorar la comunicación: La comunicación nunca ha sido fácil entre los residentes y el administrador, por este motivo, se hace necesario incluir herramientas que faciliten la comunicación, permitiendo que los propietarios y copropietarios puedan formar parte de la toma de decisiones, especialmente cuando se relacionan con trámites de importancia que deben ser de conocimiento público. De hecho, al utilizar herramientas para llevar a cabo encuestas y votaciones, aumenta la fiabilidad y confianza de los miembros de la comunidad con el administrador, logrando que su labor sea mucho más sencilla por tener el apoyo de los miembros del condominio.
  4. Información disponible al momento: Para poder gestionar un condominio y lograr un trabajo exitoso, es necesario tener toda la información a la mano en el momento preciso en el que sea requerida. En este sentido, gracias a la centralización de la información en una misma plataforma, incluso cuando se trata de varios condominios al mismo tiempo, el administrador puede tener acceso a los datos de los propietarios, ya sea para emitir documentos, solicitudes, correos electrónicos personalizados y enviar noticias importantes. Para los residentes, la disponibilidad de información también ofrece grandes beneficios, dado que ofrece la posibilidad de acceder a los datos requeridos de primera mano, sin necesidad de dirigirse a alguna oficina a realizar la solicitud o la consulta.
  5. Tramitar solicitudes: Desde la perspectiva de ambas partes, este es un gran beneficio que aporta el software de administración de condominios, ya que, permite gestionar a distancia y en tiempo real solicitudes o trámites requeridos por cualquiera de los miembros de la comunidad, agilizando los procesos de solicitud, trámite y aprobación de los requerimientos realizados al administrador. Esta es una buena opción para realizar reservaciones de espacios comunes, confirmar disponibilidad, solicitar documentos de domicilio, consultar gastos, entre otros.
  6. Herramientas de gestión: La administración de condominios requiere herramientas de análisis de datos para poder generar ciertos documentos como balances, rendiciones de cuentas, entre otros. Por este motivo, dentro de las utilidades del mismo podemos encontrar diversas herramientas para realizar estas tareas que, en algunos casos pueden ser completamente automatizadas para optimizar el manejo de los recursos disponibles.
  7. Gestionar tareas de mantenimiento: Además de atender las solicitudes de los propietarios y copropietarios, el administrador de condominios debe encargarse de las gestiones de mantenimiento, que incluye tanto las labores requeridas para mantener los espacios y áreas comunes, como el control del personal que se encarga de realizar estas tareas. En este sentido, otro gran beneficio de este sistema, es que ofrece al administrador diversas herramientas para mantener el orden y control sobre las labores de mantenimiento y la atención del personal.
  8. Gestión de correspondencia: Gracias al software de gestión es posible controlar hasta los pequeños detalles, para ello, se han implementado estrategias de control de paquetería y correspondencia, asegurando que los propietarios reciban notificaciones personalizadas al momento de hacerles llegar algún recado. Esto también puede ser considerado como un sistema de seguridad que evita pérdidas, robo o hurto de la correspondencia de cada propietario.

Con todos estos beneficios de los cuales dispone el software de gestión, se puede ratificar la confianza y seguridad que emite el administrador encargado a los propietarios o comités que soliciten información en cualquier momento: además, el sistema también cuenta con herramientas para elaborar balances y rendiciones de cuentas en caso de que se necesite demostrar que no existen malversaciones de fondos o cualquier otra actividad ilícita sobre el manejo de recursos e información pertenecientes al inmueble.

Por otra parte, debemos destacar que, con la implementación de estas herramientas que han sido diseñadas para la automatización y optimización de las tareas, el administrador puede atender más de un condominio a su cargo, accediendo a la información que necesita para procesar solicitudes desde donde esté por medio de la aplicación móvil, esto, a su vez aumenta la productividad y permite evidenciar un mayor rendimiento por parte del personal en el trámite de solicitudes diversas.

¿Qué ofrece un buen software de gestión?

Cuando se busca un software de Administración de Condominios, es importante asegurarse que el mismo responda a todas las necesidades requeridas; incluyendo a todas las partes involucradas para poder optimizar los resultados y lograr que la gestión sea la más adecuada para todos, con procesos transparentes y efectivos. Por este motivo, algunos softwares ofrecen diferentes modalidades para atender necesidades específicas y dar respuesta a los requerimientos del operador, a los residentes, comités, entre otros.

Por este motivo, se distinguen tres modalidades distintas de software que se adapta a diferentes necesidades. Estos son:

  1. Acceso único para Administradores: 

Algunos datos, especialmente cuando se trata de registros contables o información confidencial, solo puede ser procesada por los administradores; que, a su vez, tienen la responsabilidad de emitir respuestas ante las solicitudes realizadas por los propietarios en caso de requerir alguna información específica. 

En estos casos, lo más recomendable es optar por un software de gestión de condominios con acceso único para administradores. Además, con las herramientas de esta plataforma, el operador podrá acceder a la información de varios condominios a su cargo, llevando todos los registros necesarios y realizar todas las transacciones requeridas.

  • Acceso para Administradores y Propietarios:

Si lo que se desea es llevar a cabo una gestión eficiente en colaboración de los miembros de la comunidad o los representantes que se reúnen en comités o asambleas, lo más adecuado es optar por una aplicación de gestión, que ofrezca un servicio integrado para administradores y propietarios, logrando de esta manera que se establezcan vínculos que optimicen ciertas tareas y que faciliten algunos procesos, tales como difusión de información, emisión de anuncios, reservaciones de áreas comunes, consulta de recibos, toma de decisiones conjuntas, entre otras.

Este tipo de sistemas son los que incluyen herramientas de mayor diversidad, dado que no incluye únicamente un sistema operativo para las actividades del administrador, sino que permite que los propietarios y copropietarios interactúen y formen parte de los procesos tomando decisiones a través de encuestas y votaciones, enviando solicitudes, realizando consultas de la información disponibles y otras opciones.

  • Sitio web integrado: 

Si los propietarios y copropietarios desean acceder a los anuncios e información importante sin necesidad de tener que ingresar al sistema del condominio, puede generarse un software con página web integrada, donde se colocan todos los anuncios y se incluyen espacios para realizar solicitudes por parte de los residentes.

Además de esta opción, el software puede incluir mecanismos de comunicación personalizada, ya sea por correo electrónico, mensajes de texto o incluso a través de aplicaciones de mensajería instantánea o redes sociales; con el fin de mantener la comunidad al tanto de las tareas realizadas, para poder generar un control que evidencie la gestión del administrador, la disponibilidad de espacio y el estado de las solicitudes.

El software de gestión para condominios debe ofrecer un conjunto de elementos que garanticen que la gestión que se lleva a cabo es confiable. Por este motivo, es de gran importancia garantizar la seguridad del sistema desde la protección de datos confidenciales hasta las limitaciones de acceso para quienes no son usuarios activos o no forman parte de la comunidad de residentes.

Gracias a estas opciones, el sistema ofrece un servicio con cierta exclusividad para la comunidad, asegurando que todas las transacciones han sido realizadas por medidas regulares y que no existen razones para dudar de la gestión del administrador y su función desempeñada.

Con la implementación de la aplicación del sistema de Administración de Condominios, todos pueden tener acceso a la información requerida en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que es una gran ventaja en caso de procesar solicitudes a último minuto sin necesidad de tener que solicitar alguna cita con el administrador para realizar el trámite; además, esto incide directamente en la reducción de conflictos a causa de una comunicación deficiente, debido a que los registros pueden llevarse a cabo con efectividad, pudiendo ser visualizados por todos en el área de reservaciones.

Para cumplir con todas estas especificaciones, un buen software de administración de condominios debe contar con herramientas que permitan realizar las siguientes tareas:

  • Controlar reservaciones de espacios públicos.
  • Registrar actividades en el condominio.
  • Emitir anuncios y comunicados.
  • Generar notificaciones y avisos probados de manera personalizada.
  • Analizar datos y generar contenido verificable.
  • Emitir documentos y precisar solicitudes.
  • Controlar recursos y personal de mantenimiento.
  • Establecer controles en las labores de mantenimiento.
  • Generar informes de gastos comunes.
  • Vincular propietarios e inquilinos al administrador por un medio de comunicación efectivo.
  • Centralizar la información para ofrecer un acceso libre.
  • Fortalecer sistemas de seguridad.
  • Proteger y respaldar documentos y archivos en la nube.
  • Controlar el proceso de encomienda, recados o paquetería.
  • Disminuir problemas de convivencia entre los residentes.